Организация командировок

Грамотная организация командировки – залог эффективного выполнения поставленных задач

В командировке каждая минута на счету. Нужно выполнить все задуманное, не затрачивая лишнего времени и материальных средств. Важны и грамотно оформленные документы, и вовремя поданный автомобиль. А изысканное оформление деловой встречи поможет завладеть расположением партнеров.

Планирование деловой поездки, составление маршрута командировки

Организация любой командировки начинается с тщательного планирования поездки с учетом всех перемещений сотрудников, проживания, питания и организации досуга. Сотрудники Солеанс-сервис всегда подскажут, как организовать командировку так, чтобы результат был наилучшим, а расходы на поездку оптимальны для Вашей компании.

Визовая поддержка в командировке и деловой поездке

Существует несколько видов виз. И если у сотрудника есть, например, туристическая виза, она не подойдет для деловой поездки. Сотрудники Солеанс-сервис в курсе всех деталей визовых режимов разных стран. Мы поможем Вам оформить все необходимые документы, избавляя от неприятных неожиданностей в дороге.

Организация деловых мероприятий в командировке

Чтобы произвести впечатление на Ваших гостей и партнеров, важно внимательно отнестись к организации встречи, на которую Вы их приглашаете. Солеанс-сервис имеет богатый опыт в организации деловых встреч, корпоративных событий, выставок, семинаров и поможет организовать Ваше мероприятие на высшем уровне.

Цели командировок руководителя

Развитие бизнеса зачастую связано с командировками руководителя компании.

Цели поездки руководителя могут быть различны:

• налаживание работы нового отделения компании или запуск проекта, полезного для развития компании;
• проверка функционирования дочернего предприятия или присутствие при проверке подразделения компании контролирующими органами;
• поиск нового рынка сбыта или новых взаимовыгодных отношений (посещение выставок, организация презентаций, переговоры с потенциальными партнерами);
• заключение соглашений о совместной работе;
• приобретение новых знаний и обмен опытом (конференции, тренинги, семинары).

Все поездки имеют свои особенности, но каждая из них требует грамотной профессиональной подготовки.

Организация командировки руководителя

Организация поездки, как и любого делового мероприятия, начинается с четкого плана.

Необходимо:

• определиться со сроками поездки,
• наметить цели,
• составить список мест, которые необходимо посетить,
• лиц, с которыми нужно провести переговоры,
• мероприятий, которые следует организовать.

Далее следует этап разработки обслуживания поездки:

Услуги Солеанс-сервис по обслуживанию командировки руководителя

Любая поездка начинается с подготовки необходимого пакета документов. Для поездки за рубеж необходимо оформить деловую визу, при необходимости оформить или продлить загран. паспорт. Возможны ситуации, когда нужно оформить разрешения на перевозку какого-либо нестандартного груза. Так же следует подумать о стаховании жизни, здоровья, имущества в поездке.

Следующим этапом является бронирование авиа или ж/д билетов. Менеджеры Солеанс-сервис подберут для Вас подходящие тарифы и рейсы, ориентируясь на Ваши пожелания относительно сроков командировки, городов, которые необходимо посетить, стоимости транспортного обслуживания и других факторов. Если Ваше расписание часто меняется, сотрудники Солеанс-сервис проконсультируют, какие билеты лучше приобрести с учетом возможности возврата или обмена.

Солеанс-сервис позаботиться о комфортном размещении во время командировки. Ориентируясь на Ваш план перемещений по городу, наши менеджеры подберут подходящую гостиницу, а так же позаботятся о такси или аренде автомобиля на время всей поездки.

При необходимости Солеанс-сервис возьмет на себя заботы об организации деловой встречи или праздничного ужина во время командировки. Вам необходимо только определиться с количеством гостей и классом мероприятия. А мы позаботимся о площадке проведения, обслуживании мероприятия и встрече гостей.

Любую командировку украшает культурная программа. Наверняка Вы найдете пару часов, чтобы познакомиться с достопримечательностями тех городов, в которые отправляетесь в командировку. Солеанс-сервис заранее продумает культурную программу, чтобы поездка стала белее интересной.

Конечно, организация любой командировки тесно связана четким контролем расходов. Все чеки, квитанции, другие финансовые документы Солеанс-сервис в любое время предоставит в электронном или печатном виде. Вы сможете легко сформировать финансовый отчет о поездке и отследить динамику расходов.

Выбор авиа билетов бизнес класса при организации командировки руководителя

Если летать приходиться часто, а по прибытии сразу ехать на деловую встречу. Комфорт в самолете и аэропорту становиться очень важной составляющей поездки.

Для командировок руководителя Солеанс-сервис предлагает авиабилеты бизнес класса таких авиакомпаний как EMIRATES, ETIHAD, CATHAY PACIFIC, LUFTHANSA, AIR FRANCE, BRITISH AIRWAYS, AEROFLOT.

Пассажиры, приобретающие авиа билеты бизнес класса, обладают рядом привилегий в обслуживании:

• бесплатная услуга «Личный шофер» - трансфер в аэропорт или из аэропорта в автомобилях класса LUX (предоставляют авиакомпании EMIRATES и ETIHAD);
• отдельные стойки регистрации, возможность выбора места на рейсе при создании бронирования и приобретении авиабилета;
• пассажирское кресло раскладывается в кровать длиной до 200 см с подушкой и пледом (одеялом), в него встроено зарядное устройство для ноутбука, небольшой столик и мини-бар, а также развлекательная система с персональным экраном;
• современное ресторанное обслуживание, в меню входят легкие и полезные блюда из сезонных экологически чистых продуктов, коллекция марочных вин и безалкогольные напитки с шоколадом высшего сорта;
• дорожный набор с туалетными принадлежностями и косметическими средствами;
• отдельная зона отдыха в аэропорту, где можно отобедать в пятизвездночном ресторане или воспользоваться шведским столом с международными блюдами, посетить комнату отдыха, сигарный салон, пользоваться беспроводной сетью Интернет, принимать душ и даже спа-процедуры (в зависимости от аэропорта и борта самолета);
• норма бесплатного провоза багажа - 40 кг, ручная кладь - 2 места.

Высококлассное обслуживание во время перелета поможет чувствовать себя свежо и выглядеть представительно даже после долгого путешествия.

Организация командировок сотрудников

Командировка сотрудника начинается с приказа о направлении в командировку и оформления командировочного задания. Далее следует целый комплекс мер по организации командировки сотрудника. Это - оформление визы, страховки; заказ авиа или ж/д билетов; бронирование номеров в отелях; заказ трансферов или аренда автомобиля. Может потребоваться перевозка грузов или регистрация участия в выставках. Все эти процедуры требуют времени, так как нужно проанализировать предложения разных компаний, выбрать подходящие и оформить необходимые документы. Кроме того, как и в любом деле, для грамотной организации командировки требуется опыт и компетентность организатора.

Поручать организацию командировки самому сотруднику нецелесообразно. Тем более если в командировку отправляется не один, а несколько сотрудников. Сократить временные и финансовые затраты на командировки поможет компания Солеанс-сервис. Мы в курсе всех нюансов организации местных, региональных и зарубежных командировок, визовых режимов, выгодных предложений перевозчиков и отелей, а так же оформления всех финансовых документов.

Организация командировки на выставку

Среди прочих услуг Солеанс-сервис оказывает услугу организации поездки на выставку. Командировка на выставку начинается с регистрации участника. Солеанс-сервис позаботиться о том, чтобы все необходимые документы были оформлены вовремя, и все прошло без неприятных сюрпризов. Организация поездки на выставку часто связана не только с заботами о проезде и проживании сотрудников компании, но и с перевозкой грузов. Организация перевозки нестандартных грузов часто похожа на головоломку. Важно доставить все вовремя, в сохранности и без неудобств. В настоящее время существует много специфических машин и инструментов для разного рода перевозок и презентаций. Солеанс-сервис имеет опыт в организации различного рода презентаций и мероприятий. Доверьтесь Солеанс-сервис, и мы позаботимся о комфорте Ваших сотрудников, организации участия в выставке и перевозке грузов.

Контроль финансовых расходов в командировке

Все финансовые документы, касающиеся поездки, Солеанс-сервис предоставляет в любой момент в бумажном или электронном виде. А через «Личный кабинет» Вы сами можете распечатать все акты и счета на определенную дату. Сотрудникам Вашей компании не придется заботиться о сохранении посадочных талонов. Кроме того Вы сможете отследить динамику расходов на поездки и при необходимости откорректировать тревел-политику Вашей компании.

Безопасность в командировке, деловой поездке

Немаловажным фактором в организации командировок является безопасность тех, кто отправляется в деловую поездку. Солеанс-сервис всегда готовы предоставить всю информацию о ходе поездки сотрудников Вашей компании, в какой бы точке мира они не находились. Если политическая ситуация в регионе оказалась нестабильной, опасной для жизни, Солеанс-сервис организует срочный вывоз командированных сотрудников. Иногда необходимо совершить поездку в нестабильный регион. В организации таких поездок Солеанс-сервис тоже имеет опыт и готова помочь. Чтобы снизить потенциальные риски, Солеанс-сервис проводит мониторинг возможных угроз, работает в сотрудничестве с международными службами безопасности, незамедлительно информирует своих клиентов об изменениях в перевозках и ситуации в регионе.